Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI RECEPCJAONLINE.COM

Wersja: 2.0 Data publikacji: 20.07.2026 r.

 

 

Spis treści

I. Postanowienia ogólne

II. Administrator Danych

III. Definicje

IV. Zakres stosowania Polityki

V. Cele i podstawy przetwarzania danych

VI. Kategorie przetwarzanych danych

VII. Dane przetwarzane w Platformie

VIII. Dane związane z komunikacją

IX. Funkcjonalności wykorzystujące AI

X. Integracje z usługami zewnętrznymi

XI. Odbiorcy danych

XII. Przekazywanie danych poza EOG

XIII. Okres przechowywania danych

XIV. Środki bezpieczeństwa

XV. Prawa osób, których dane dotyczą

XVI. Kontakt z Administratorem

XVII. Zmiany Polityki

XVIII. Postanowienia końcowe

 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1. Cel Polityki

  1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Motorro Sp. z o.o. w związku ze świadczeniem usług za pośrednictwem Platformy RecepcjaOnline.

  2. Dokument określa w szczególności:

a) zakres przetwarzanych danych,

b) cele przetwarzania,

c) podstawy prawne,

d) okresy przechowywania,

e) prawa osób, których dane dotyczą,

f) zasady korzystania z funkcji wykorzystujących sztuczną inteligencję,

g) zasady przekazywania danych podmiotom trzecim.

  1. Polityka stanowi realizację obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

 

II. ADMINISTRATOR DANYCH

§2. Administrator

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Platformy jest:

Motorro Sp. z o.o.

Al. Warszawska 96A/7

20-824 Lublin

KRS: 0000632323

NIP: 7123317347

REGON: 365161870

e-mail: kontakt@motorro.pl

 

§3. Role Administratora

  1. W zależności od charakteru przetwarzania danych Motorro Sp. z o.o. może występować jako:

  1. administrator danych osobowych,

  2. współadministrator danych,

  3. podmiot przetwarzający działający na zlecenie Klienta.

  1. W przypadku danych Klientów Końcowych wprowadzanych do Platformy przez Klienta, Klient pozostaje administratorem tych danych, natomiast Motorro Sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający, o ile strony nie ustaliły inaczej.

 

III. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszej Polityki:

Administrator,

Platforma,

Klient,

Użytkownik,

Klient Końcowy,

Baza Wiedzy,

Usługi AI,

Integracja,

Wizyta,

Zasoby,

oznaczają odpowiednio pojęcia zdefiniowane w Regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną RecepcjaOnline.

Pozostałym pojęciom użytym w niniejszej Polityce nadaje się znaczenie wynikające z RODO.

 

IV. ZAKRES STOSOWANIA POLITYKI

§4. ZAKRES

Polityka ma zastosowanie do danych przetwarzanych w związku z:

  • korzystaniem z Platformy,

  • korzystaniem ze strony internetowej,

  • kontaktem z Administratorem,

  • zawieraniem i wykonywaniem Umowy,

  • korzystaniem z funkcjonalności AI,

  • prowadzeniem komunikacji z Klientami Końcowymi,

  • korzystaniem z Integracji,

  • wsparciem technicznym,

  • realizacją obowiązków prawnych.

 

V. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

§5. Cele przetwarzania

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów wynikających z prowadzonej działalności oraz świadczenia Usług za pośrednictwem Platformy.

Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

  1. świadczenia Usług dostępnych w Platformie;

  2. zawarcia oraz wykonania Umowy;

  3. prowadzenia Konta Klienta;

  4. zarządzania Użytkownikami;

  5. organizacji Wizyt;

  6. prowadzenia komunikacji z Klientami Końcowymi;

  7. obsługi recepcji;

  8. zapewnienia działania funkcjonalności AI;

  9. realizacji Integracji z usługami zewnętrznymi;

  10. zapewnienia bezpieczeństwa Platformy;

  11. prowadzenia wsparcia technicznego;

  12. obsługi zgłoszeń;

  13. rozliczeń finansowych;

  14. wystawiania dokumentów księgowych;

  15. dochodzenia lub obrony roszczeń;

  16. realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;

  17. prowadzenia analiz statystycznych;

  18. rozwoju oraz doskonalenia Platformy;

  19. zapobiegania nadużyciom;

  20. zapewnienia ciągłości działania Usług.

 

§6. Podstawy prawne

Administrator przetwarza dane osobowe w szczególności na podstawie:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie Umowy;

  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązków prawnych;

  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora;

  4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, jeżeli jest wymagana.

Jeżeli przetwarzanie obejmuje szczególne kategorie danych osobowych, odbywa się ono wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami RODO.

 

VI. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH

§7. Dane Klientów

Administrator może przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko;

  • nazwę przedsiębiorcy;

  • nazwę firmy;

  • adres e-mail;

  • numer telefonu;

  • adres korespondencyjny;

  • dane rozliczeniowe;

  • numer NIP;

  • dane do faktur;

  • dane dotyczące płatności;

  • identyfikatory użytkownika;

  • dane logowania;

  • dane dotyczące korzystania z Platformy.

 

§8. Dane Użytkowników

Platforma może przetwarzać między innymi:

  • imię i nazwisko;

  • stanowisko;

  • adres e-mail;

  • numer telefonu;

  • identyfikator użytkownika;

  • przypisane role;

  • historię aktywności;

  • historię logowań;

  • ustawienia konta;

  • informacje o korzystaniu z Platformy.

 

§9. Dane Klientów Końcowych

Zakres danych przetwarzanych przez Platformę zależy od sposobu korzystania z niej przez Klienta.

Może obejmować między innymi:

  • imię i nazwisko;

  • numer telefonu;

  • adres e-mail;

  • dane pojazdu;

  • dane dotyczące wykonywanych usług;

  • historię Wizyt;

  • historię komunikacji;

  • notatki;

  • dokumentację serwisową;

  • dokumentację fotograficzną;

  • informacje przekazane dobrowolnie przez Klienta Końcowego.

Administrator nie określa samodzielnie zakresu danych wprowadzanych przez Klienta do Platformy.

 

VII. DANE PRZETWARZANE W PLATFORMIE

§10. Dane operacyjne

Podczas korzystania z Platformy mogą być automatycznie przetwarzane informacje dotyczące:

  • czasu logowania;

  • adresu IP;

  • identyfikatorów urządzeń;

  • rodzaju przeglądarki;

  • systemu operacyjnego;

  • historii operacji;

  • identyfikatorów sesji;

  • informacji diagnostycznych;

  • logów bezpieczeństwa.

Dane te są wykorzystywane w celu:

  • zapewnienia bezpieczeństwa,

  • wykrywania nadużyć,

  • diagnostyki błędów,

  • rozwoju Platformy,

  • utrzymania ciągłości działania.

 

§11. Dane wprowadzane przez Klienta

Klient samodzielnie decyduje o zakresie danych wprowadzanych do Platformy.

Administrator nie weryfikuje merytorycznej poprawności danych ani ich zgodności ze stanem faktycznym, z wyjątkiem przypadków wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do świadczenia Usług.

Klient odpowiada za legalność przetwarzania danych umieszczanych w Platformie.

 

VIII. DANE ZWIĄZANE Z KOMUNIKACJĄ

§12. Komunikacja

Platforma może przetwarzać dane związane z komunikacją prowadzoną pomiędzy Klientem a Klientami Końcowymi.

Zakres danych może obejmować między innymi:

  • wiadomości SMS;

  • wiadomości e-mail;

  • treść wiadomości przesyłanych przez komunikatory;

  • historię połączeń telefonicznych;

  • nagrania rozmów telefonicznych, jeżeli funkcjonalność została aktywowana przez Klienta;

  • transkrypcje rozmów;

  • notatki utworzone podczas rozmów;

  • metadane komunikacji.

Administrator przetwarza powyższe dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług zgodnie z instrukcjami Klienta, jeżeli działa jako podmiot przetwarzający.

 

IX. FUNKCJONALNOŚCI WYKORZYSTUJĄCE SZTUCZNĄ INTELIGENCJĘ

§13. Przetwarzanie danych przez funkcjonalności AI

  1. Platforma może wykorzystywać rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji w celu wspierania procesów związanych z obsługą recepcji, organizacją pracy oraz komunikacją z Klientami Końcowymi.

  2. Funkcjonalności AI mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań zleconych przez Klienta lub Użytkownika.

  3. Kanały Meta (Messenger i Instagram). Po podłączeniu przez Klienta firmowej Strony na Facebooku lub firmowego konta na Instagramie Asystent AI odbiera wiadomości kierowane na te kanały i odpowiada na nie automatycznie, bez udziału człowieka, informując o tym rozmówcę. Przetwarzamy treść wiadomości niezbędną do udzielenia odpowiedzi oraz tokeny dostępu wydane przez Meta, przechowywane w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do odbierania i wysyłania wiadomości w imieniu Klienta. Klient może w dowolnej chwili odłączyć kanał w panelu, co natychmiast kończy przetwarzanie. Żądanie usunięcia danych: kontakt@motorro.pl.

  4. Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Platformy oraz aktywowanych funkcjonalności.

  5. Administrator nie wykorzystuje danych Klienta ani danych Klientów Końcowych do trenowania modeli sztucznej inteligencji, chyba że:

    1. Klient wyrazi na to odrębną zgodę,

    2. wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

  6. Administrator dokłada należytej staranności, aby funkcjonalności AI działały zgodnie z aktualnym stanem wiedzy technicznej oraz obowiązującymi przepisami prawa.

 

§14. Kategorie danych wykorzystywanych przez AI

W zależności od aktywnych funkcjonalności AI mogą być przetwarzane w szczególności:

  • treść wiadomości;

  • treść rozmów telefonicznych;

  • transkrypcje rozmów;

  • informacje zawarte w Bazie Wiedzy;

  • dane dotyczące Wizyt;

  • dane dotyczące świadczonych Usług;

  • informacje dotyczące dostępności Personelu;

  • informacje dotyczące dostępności Zasobów;

  • dane przekazane przez Użytkowników podczas korzystania z Platformy.

 

§15. Automatyczne przetwarzanie informacji

  1. Funkcjonalności AI mogą automatycznie:

  1. analizować treść komunikacji;

  2. przygotowywać projekty odpowiedzi;

  3. generować podsumowania rozmów;

  4. sporządzać notatki;

  5. wyszukiwać informacje w Bazie Wiedzy;

  6. proponować terminy Wizyt;

  7. klasyfikować zgłoszenia;

  8. wspierać organizację pracy recepcji;

  9. przygotowywać raporty;

  10. wykonywać inne operacje wynikające z funkcjonalności Platformy.

  1. Ostateczne decyzje dotyczące obsługi Klientów Końcowych podejmuje Klient lub jego Personel.

 

§16. Transparentność działania AI

  1. Administrator dąży do zapewnienia przejrzystości działania funkcjonalności AI.

  2. Szczegółowe informacje dotyczące zasad działania funkcjonalności AI, ich ograniczeń oraz odpowiedzialnego korzystania z nich zostały opisane w dokumencie AI Transparency Notice, stanowiącym odrębny dokument dostępny na stronie internetowej Administratora.

  3. Funkcjonalności AI mają charakter wspierający i nie zastępują profesjonalnej oceny ani decyzji podejmowanych przez Klienta lub Personel.

 

X. INTEGRACJE Z USŁUGAMI ZEWNĘTRZNYMI

§17. Integracje

  1. Platforma może współpracować z usługami podmiotów trzecich.

  2. Integracje mogą obejmować między innymi:

  • operatorów VoIP;

  • dostawców usług SMS;

  • dostawców poczty elektronicznej;

  • komunikatory internetowe;

  • systemy płatności;

  • systemy CRM;

  • systemy ERP;

  • systemy księgowe;

  • kalendarze internetowe;

  • usługi chmurowe;

  • inne usługi wykorzystywane przez Platformę.

  1. Korzystanie z wybranych Integracji może wiązać się z przekazaniem danych odpowiedniemu dostawcy usług wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danej funkcjonalności.

 

XI. ODBIORCY DANYCH

§18. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa lub podmiotom współpracującym z Administratorem.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

  • dostawcy infrastruktury chmurowej;

  • dostawcy usług hostingowych;

  • operatorzy telekomunikacyjni;

  • operatorzy VoIP;

  • dostawcy usług AI;

  • dostawcy usług poczty elektronicznej;

  • operatorzy SMS;

  • dostawcy usług analitycznych;

  • dostawcy usług księgowych;

  • kancelarie prawne;

  • audytorzy;

  • podwykonawcy Administratora;

  • organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi odpowiednie umowy wymagane przez RODO.

 

XII. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

§19. PRZEKAZYWANIE DANYCH

  1. Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

  2. W przypadku korzystania z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym dane mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie zgodnie z wymaganiami RODO.

  3. Przekazanie danych może następować w szczególności na podstawie:

  • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;

  • Standardowych Klauzul Umownych (SCC);

  • innych mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO.

  1. Informacje dotyczące aktualnie wykorzystywanych podmiotów przetwarzających mogą być publikowane w wykazie Podprocesorów lub innym dedykowanym dokumencie Administratora.

 

XIII. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

§20. Okres przechowywania

  1. Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania.

  2. Okres przechowywania danych zależy od charakteru przetwarzania i może wynikać w szczególności z:

    1. okresu obowiązywania Umowy;

    2. obowiązków wynikających z przepisów prawa;

    3. okresu przedawnienia roszczeń;

    4. obowiązków podatkowych i rachunkowych;

    5. uzasadnionego interesu Administratora lub Klienta.

  3. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile ich dalsze przetwarzanie nie jest wymagane przepisami prawa.

  4. Po rozwiązaniu Umowy Klient może, zgodnie z warunkami Umowy lub Regulaminu, zażądać eksportu swoich danych przed ich usunięciem.

 

XIV. ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA

§21. Ochrona danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych oraz ograniczenie ryzyka ich nieuprawnionego ujawnienia, utraty, zniszczenia lub modyfikacji.

  2. Stosowane środki bezpieczeństwa obejmują w szczególności:

    • szyfrowanie transmisji danych (TLS),

    • kontrolę dostępu do danych,

    • uwierzytelnianie użytkowników,

    • zarządzanie uprawnieniami,

    • rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa,

    • tworzenie kopii zapasowych,

    • monitoring infrastruktury,

    • procedury reagowania na incydenty,

    • okresowe testowanie i doskonalenie zabezpieczeń.

  3. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych środków bezpieczeństwa mogą zostać opisane w odrębnym dokumencie Security & Trust Center lub w opisie środków technicznych i organizacyjnych (TOMs).

 

XV. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

§22. Prawa wynikające z RODO

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa – następujące prawa:

  1. prawo dostępu do danych;

  2. prawo do sprostowania danych;

  3. prawo do usunięcia danych;

  4. prawo do ograniczenia przetwarzania;

  5. prawo do przenoszenia danych;

  6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

  7. prawo cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;

  8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

§23. Realizacja praw

  1. Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na dane kontaktowe Administratora wskazane w niniejszej Polityce.

  2. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania żądania, chyba że przepisy RODO przewidują możliwość wydłużenia tego terminu.

  3. W przypadku, gdy Motorro działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Klienta, wnioski dotyczące danych Klientów Końcowych mogą zostać przekazane właściwemu administratorowi danych, którym jest Klient korzystający z Platformy.

 

XVI. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM

§24. Dane kontaktowe

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

Motorro Sp. z o.o.

Al. Warszawska 96A/7

20-824 Lublin

NIP: 7123317347

e-mail: kontakt@motorro.pl

Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, dane kontaktowe IOD zostaną opublikowane na stronie internetowej Platformy.

 

XVII. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

§25. Zmiany dokumentu

  1. Administrator może zmieniać niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:

    • zmian przepisów prawa;

    • zmian technologicznych;

    • rozwoju Platformy;

    • zmian sposobu świadczenia Usług;

    • zmian organizacyjnych.

  2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej Platformy oraz udostępniana Użytkownikom w Platformie.

  3. Data wejścia w życie każdej wersji Polityki wskazana jest na pierwszej stronie dokumentu.

 

XVIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§26. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają:

    • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),

    • ustawa o ochronie danych osobowych,

    • inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

  2. Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia wskazanego na jej pierwszej stronie.

  3. Polityka stanowi integralny element dokumentacji prawnej Platformy RecepcjaOnline.

 

 

Wprowadź swoją Recepcję w XXI wiek

Kliknij i sprawdź jak wygląda Recepcja XXI wieku.
Zobacz jak łatwo i sprawnie możesz zarządzać swoją recepcją za pomocą RecepcjaOnLine.com

Wybierz wersję Recepcji

Beauty
Recepcja przygotowana dla:
  •   Salony kosmetyczne
  •   Salony fryzjerskie
  •   Gabinety masażu
demo
Moto
Recepcja przygotowana dla:
  •   Warsztaty samochodowe
  •   Wulkanizatorzy
  •   Mechanicy
demo

Potrzebujesz pomocy? Zadzwoń!

Chętnie pomożemy Ci w założeniu i skonfigurowaniu Twojej Recepcji.
Zadzwoń do nas tel. 500 195 799

Dlaczego warto wybrać RecepcjaOnline?

RecepcjaOnLine podgląd

RecepcjaOnLine.com to system od 10 lat z powodzeniem działający w branży BEAUTY  i stale rozwijający się. Dzięki naszemu rozwiązaniu odciążysz swój telefon i dasz swoim klientom możliwość zapisywania się nawet kiedy Ty śpisz. Boisz się fikcyjnych zapisów? Nie ma czego każdy użytkownik który chce skorzystać z Twoich usług jest weryfikowany za pośrednictwem Facebook oraz SMS. A w przyszłości planujemy również możliwość pobierania zaliczek lub całkowitej przedpłaty na zapisy. W branży MOTO kalendarz dla warsztatu jest na etapie bardzo zaawansowanych prac rozwojowych zapraszamy do testowania i przekazywania opini byśmy mogli uczynić nasz produkt najlepszym na rynku.

Opis recepcji Dla kogo? Cennik Kontakt Regulamin Polityka prywatności